Šrifto dydis:
2023-08-23

Kodėl verslams reikalingas dokumentų archyvavimas?



Rubrikose: Patarimai

ras

 

Visi sutiks, kad kurti ir vystyti verslą yra atsakingas darbas. Jis reikalauja investicijų, laiko ir žinių. Be to, jame svarbu laikytis įvairių normų ir vykdyti skirtingus procesus, pavyzdžiui, dokumentų archyvavimą.

 

Su dokumentų archyvavimo sąvoka tikriausiai yra susidūrę daugelis darbuotojų. Iš tikrųjų, tai labai svarbus dalykas versle, nes turi daug privalumų. Sužinokite, kas yra dokumentų archyvavimas ir kodėl jis svarbus.

 

Kas yra archyvavimas?

 

Archyvavimas yra procesas, kurio metu neaktyvi bet kokio formato informacija, pavyzdžiui, dokumentai,  yra saugiai saugoma ilgą laiką. Tai gali būti vėl naudojama ateityje arba ne, tačiau vis tiek turėtų būti saugoma iki jos saugojimo grafiko pabaigos. Todėl suarchyvuoti dokumentai turėtų būti tvarkingi ir lengvai randami, kad bet kokiu atveju galėtume juos panaudoti. Senų dokumentų gali prireikti įvairiais tikslais, pavyzdžiui, teisiniais.

 

Kodėl reikia dokumentų archyvavimo?

 

Archyvavimas yra gyvybiškai svarbus informacijos valdymui ir gali suteikti didesnę informacijos procesų kontrolę. Verslui augant natūraliai daugėja įvairių duomenų, kuriuos reikia kruopščiai valdyti ir stebėti, kad jie būtų tinkamai panaudoti.  Todėl, jeigu verslas nearchyvuoja savo duomenų, gali kilti problemų.

 

Duomenis, kurie nėra suarchyvuoti, sunkiau rasti, apsaugoti ir tinkamai panaudoti. Tai gali turėti neigiamos įtakos verslo funkcijoms ir darbuotojų produktyvumui. Štai trys pagrindiniai archyvavimo privalumai:

 

  • Užkerta kelią duomenų praradimui. Informacija, kuri nebuvo suarchyvuota, gali būti prarasta visam laikui. Tikimybė, kad darbuotojas netyčia ištrins skaitmeninį failą ar išmes popierinį dokumentą yra nedidelė, tačiau ji egzistuoja. Kompiuteryje saugomus failus dažnai atkurti įmanoma, bet sugadintų popierinių dokumentų – ne. Todėl archyvavimui dažnai naudojami segtuvai dokumentams;
  • Vykdo teisinius reikalavimus. Archyvavimas svarbus ir dėl teisinių priežasčių. Daugelis įmonių netyčia išmeta dokumentus, kuriuos pagal įstatymą turėtų saugoti. Už šių dokumentų sunaikinimą gali grėsti nuobaudos;
  • Padidina saugumą. Skaitmeninių dokumentų archyvavimas taip pat svarbus saugumo sumetimais, ypač šiuo metu, kai vis dažnėja kibernetinės atakos ir duomenų pažeidimai. Saugiai archyvuodami dokumentus įmonės gali sekti informaciją ir padidinti apsaugą nuo neteisėtų trečiųjų šalių. Net ir pačios atsargiausios įmonės dabar yra įsilaužėlių taikiniais.

 

 

 


Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

„Šilutės žinios” redakcija už komentarų turinį neatsako bei pasilieka teisę pašalinti netinkamus, pažeidžiančius įstatymus skaitytojų komentarus. Už komentarus tiesiogiai ir individualiai atsako juos paskelbę skaitytojai, kurie gali būti patraukti baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn. Informuokite „Šilutės žinios” redakciją apie netinkamus komentarus.

Grynų pinigų laikymas namuose: saugumas ir svarbūs patarimai Grynų pinigų laikymas namuose: saugumas ir svarbūs patarimai 

  Grynųjų pinigų laikymas namuose yra daugelio žmonių pasirinkimas, tačiau tai turi būti daroma atsakingai ir saugiai. Šiame straipsnyje » Daugiau

Produktai, kuriuos galite įsigyti savo augintiniui internetu Produktai, kuriuos galite įsigyti savo augintiniui internetu 

  Augintinių savininkai vis labiau linkę ieškoti ir įsigyti reikalingų produktų internetu. Iš tiesų, internetinės parduotuvės tapo neatsiejama gyvenimo » Daugiau

Patogiausia gertuvė vaikui – kaip išsirinkti? Patogiausia gertuvė vaikui – kaip išsirinkti? 

  Gertuvė – patogus ir naudingas vaikiškas aksesuaras, padėsiantis mažyliui išmokti gerti savarankiškai. Pastaroji naudojama kaip perėjimas tarp buteliuko » Daugiau

Naujausios veido kremų tendencijos 2024 Naujausios veido kremų tendencijos 2024 

  Grožio pramonė kiekvienais metais sparčiai tobulėja ir siūlo vis inovatyvesnius odos priežiūros būdus ir efektyvesnes produktų formules. Todėl » Daugiau

Kur pirkti New Balance batus? Kur pirkti New Balance batus? 

  New Balance pasaulis – tai tas pasaulis, kur amžina klasika sėkmingai dera su modernumu, o kiekvienas žingsnis vis » Daugiau

Jums soliariumas nieko nekainuoja! Jums soliariumas nieko nekainuoja! 

  Tolygiai įdegusi oda visada traukia akį ir paryškina gražias kūno linijas, tačiau gyvenantiems ne itin saulėto klimato šalyse, » Daugiau

Geriausi būdai apsipirkti internetu Geriausi būdai apsipirkti internetu 

  Įsivaizduokite pasaulį, kuriame apsipirkimas internetu yra ne tik patogus, bet ir protingas procesas, kuris atneša džiaugsmą ir palengvina » Daugiau

Kaip rasti balansą pasirinkus kelionę „viskas įskaičiuota“? Kaip rasti balansą pasirinkus kelionę „viskas įskaičiuota“? 

  Tikriausiai daugelis sutiks, jog kelionės su viskas įskaičiuota maitinimu – puikus būdas mėgautis atostogomis, nesirūpinant, kur pavalgyti ir » Daugiau

Ką padovanoti vyrui per jo gimtadienį? Ką padovanoti vyrui per jo gimtadienį? 

  Vyro gimtadienis – graži šventė, tad jos metu reikia ne tik išsakyti nuostabius žodžius, tačiau taip pat ir » Daugiau

Palaikykite savo namų tvarkymosi pagalbininką puikioje kondicijoje Palaikykite savo namų tvarkymosi pagalbininką puikioje kondicijoje 

  Dulkių siurblių remontas yra svarbus buities priežiūros aspektas, užtikrinantis, kad šis neatsiejamas namų švaros palaikymo įrenginys veiktų efektyviai » Daugiau

Naujienų paieška pagal datą
2024 m. sausio mėn.
Pr A T K Pn Š S
« Gru    
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031  

Adida papildai sportui